علوم تربيتي - مديريت آموزشي

فلسفه برنامه ریزی

                 فلسفه برنامه ریزی به عنوان یک نگرش و یک راه زندگی که متضمن تعهد به عمل بر مبنای اندیشه تفکر آینده نگر و عزم راسخ به برنامه ریزی منظم و مداوم می باشد ، بخش انفکاک نا پذیر مدیریت است.  برنامه ریزی شالوده مدیریت را تشکیل می دهد

برنامه: دستورالعملهایی است که در جهت اجرای یک پروژه اتخاذ می شود . برنامه عبارت است از تعیین هرف کوتاه مدت و راه رسیدن به آ ن؛

به بیان دیگر ، برنامه عبارت است از تعهد برای انجام یک سری عملیات به منظور تحقق هدف .

 تعریف اصل برنامه ریزی

                برای دست یافتن به هدف مورد نظر ، باید قبل از تلاش فیزیکی یا اقدام به انجام کار، تلاش ذهنی یا برنامه ریزی کافی صورت بگیرد.

 برنامه ریزی تصمیم گیری نسبت به آ ینده است .  تعریف نسبتا" کامل برنامه ریزی به مفهوم عام کلمه عبارتست از: فراگیری مداوم –   حساب شده و منطقی – جهت دار و دورنگر جهت ارشاد و هدایت فعالیتهای جمعی به سوی اهداف معین .

            تعریف هدف : هدف عبارت است از بیان مورد انتظار ( شامل کار مشخص و قابل اندازه گیری ) در محدوده زمانی خاص و با هزینه ای معین.

 برنامه ريزي چيست؟

             برنامه‌ريزي عبارتست از فرايندي داراي مراحل مشخص و به هم پيوسته براي توليد يك خروجي منسجم در قالب سيستمي هماهنگ از تصميمات. برنامه بياني روشن، مستند و مشروح از مقاصد و تصميمات است.

 هدف های برنامه ریزی

 1-      افزایش احتمال رسیدن به هدف از طریق تنظیم فعالیتها

2-      افزایش جنبه اقتصادی ( مقرون به صرفه بودن عملیات )

3-      تمرکز بر روی مقاصد و اهداف و احتراز از تغییر مسیر

4-      تهیه ابزاری برای کنترل

 محاسن برنامه ریزی

 1-      اهداف سازمان را فقط در چارچوب برنامه ریزی می توان تحقق بخشید،

2-      برنامه ریزی ، زمینه را برای اجرای تصمیمها فراهم می کند،

3-      برنامه ریزی در سطوح مختلف کمک می کند تا طرحهای آ ینده به طور منظم انجام شود و حد اکثر نتیجه را به دست آ ورد،

4-      با رشد سریع تکنولوژی ، تنها در چارچوب برنامه می توان خود را با رشد مورد نظر تطبیق داد،

5-      برنامه ریزی ، به طور مستقیم ما را به سوی رشد اقتصادی کلان می برد و از به هدر رفتن عوامل تولید حلوگیری می کند،

6 -       برنامه ریزی ، موجب بودجه بندی می گردد و در نتیجه ابزار کنترل را به دست مدیر می دهد،

    فواید برنامه ریزی

 1 - جلوگیری از اتلاف وقت     

 2- کاهش هزینه ها

 3- رسیدن به اهداف معین و نظم و انظباط

 4- دقیق بودن نتایج

  ارتباط بين مديريت و برنامه ريزي

             برنامه ريزي يكي از وظايف مديريت است. هر مديري با پنج وظيفه برنامه ريزي - سازماندهي - بكارگماري - رهبري و كنترل روبروست.

  برنامه ريزي چگونه انجام مي‌شود؟

           بيشتر برنامه‌ريزي‌ها بر اساس ديدگاه عقلايي، داراي شكل آرمان‌ها و اهداف- طرح‌ها و اقدامات- منابع موردنياز هستند. در اين مدل‌ها ابتدا آرمان‌ها و اهداف سازمانها تبيين شده، سپس طرح‌ها و اقدامات لازم تعيين و در نهايت منابع موردنياز براي انجام پروژه برآورد مي‌گردند.

  تعریف برنامه ريزي و انواع آن

 تعاریف برنامه ريزي - عبارت از تهيه و توزيع و تخصيص عوامل و وسايل محدود براي رسيدن به هدف هاي مطلوب در حداقل زمان و با حداقل هزينه ممكن است .   (1)

- برنامه ريزي عبارت است از فرآيند تعيين هدف هاي سازماني و راه دست يابي به آن ها . (4)

- عبارت است از فرآيند به كارگيري آن دسته از حقايق مرتبط و مفروضات مربوط به آينده كه براي رسيدن به شيوه هاي عملي دست يابي به هدف هاي مشخص تعقيب مي شوند . (1)

- شامل تعريف اهداف سازماني ، تدوين و تنظيم يك استراتژي كلي براي دست يابي به اهداف ، تعيين و توسعه سلسله مراتب جامعي از طرح ها و برنامه ها براي ايجاد انسجام و هماهنگي بين فعاليت ها در جهت تحقق اهداف مي باشد . (3)

- فرآيند تعيين اهداف و چگونگي تحقق آن محسوب مي شود : برنامه ريزي اثربخش بايد (1) تصميم گيري در باره ي استراتژي هاي اجرا براي رسيدن به اهداف از پيش تعيين شده (2) تخصيص منابع (3) برنامه زمان بندي اجرايي و (4) ايجاد كنترل هاي مورد نياز براي اطمينان از حصول به اهداف را تبيين نمايد . (56)

- انتخاب هدف ، تعيين خط مشي سازمان ، تنظيم برنامه ، تهيه برنامه ، تهيه بودجه ، تنظيم مراحل اجرايي ، و روش هاي وصول به هدف يا اهداف سازمان از موارد اساسي است كه بايد در برنامه ريزي مورد توجه    برنامه ريزان قرار گيرد . (58) 

- برنامه ريزي مانند پلي است بر فاصله جايي كه هستيم و جايي كه مي خواهيم به آن برسيم . برنامه ريزي يعني انتخاب ماموريت ها ، هدف ها و اقداماتي براي نيل به آن ها ، كه مستلزم تصميم گيري و انتخاب از ميان بديل ها براي اقدام آينده سازمان است .  (8)

 انواع برنامه ريزي - از جنبه ماهيت، برنامه‌ريزي داراي انواع برنامه‌ريزي فيزيكي، سازماني، فرايند، مالي، وظيفه‌اي و عمومي است. از جنبه افق زماني، برنامه‌ريزي را مي‌توان در قالب برنامه‌ريزي كوتاه‌مدت، برنامه‌ريزي ميان مدت و برنامه‌ريزي بلندمدت دسته‌بندي كرد.

برنامه ريزي استراتژيك - يعني تعيين هدف هاي بلند و تدوين راهنمايي هاي كلي و عمومي براي دست يابي به اين هدف ها . (4)

- فرايند تعيين ، تنظيم و توسعه ي سيستماتيك مقصد ، دورنما ، ماموريت ، اهداف دوربرد ، استراتژي ، سياست هاي اصلي و مهم ترين هدف هاي كوتاه مدت در يك سازمان را برنامه ريزي استراتژيك مي نامند .    

- تلاشي سازمان يافته و منظم براي اتخاذ تصميمات بنيادي و انجام دادن اقدامات اساسي كه سرشت و سمت گيري فعاليت هاي يك سازمان يا ديگر نهادها را در چارچوبي قانوني شكل مي دهند ، مي باشد . (1)

برنامه ريزي عملياتي - يا برنامه ريزي روزمره ، يعني تعيين هدف هاي مشخص قابل اندازه گيري براي يك دوره ي زماني معين ( معمولا يك دوره بودجه ) و تدوين جداول و نمودارهاي زماني براي رسيدن به اين اهداف ها در چارچوب كلي سازماني .    (4)

برنامه ريزي خطي - برنامه ريزي خطي يكي از روش هاي بهينه سازي رياضي است . اين روش را در سال 1947 ژرژ . ب دانتزيك ( G . B . Dantzing ) به عنوان ابزاري براي حل مسايل مربوط به برنامه ريزي نظامي ابداع كرد . در اين روش سيستم معادلات خطي به طور پياپي ، با تغيير متغيرها حل مي شود تا راه حل نهايي به دست آيد . (57)

- يكي از روش هاي مديريت توليد و عمليات كه از مزاياي تكنولوژي پيشرفته ي كامپيوتري سود مي برد و براي مسائلي كه مي توان آن ها را مستقيما به صورت روابط نسبي ( خطي ) بيان كرد ،مناسب ترين روش است . از اين روش براي تعيين تخصيص بهينه ي منابع جهت رسيدن به نتيجه ي دلخواه استفاده مي شود . (4)

برنامه جامع - برنامه جامع را مي توان مجموعه مدوني از تصميم هاي سياسي دولت ، در زمينه چگونگي تخصيص منابع بين فعاليت هاي مختلف براي رسيدن به رشد و توسعه ( و بنابراين افزايش نسبي توليد كالا و خدمات ) در دوره اي معين تعريف كرد .    (1)

برنامه ريزي جامع - عبارت است از كوشش آگاهانه ، سنجيده و واقع گرايانه دولت براي تدوين سياست هايي در زمينه چگونگي تخصيص عوامل توليدي بين سازمان ها و موسسه هاي دولتي و غير دولتي و بدين ترتيب تعيين اين كه چه مقدار از كالا يا خدمات مي بايست به توسط كدام يك از سازمان ها و موسسه هاي مربوطه در يك دوره يا دوره هاي آتي توليد گردد . (1)

برنامه ريزي نيروي انساني - تهيه و تنظيم استراتژي و تاكتيك هايي براي حصول اطمينان از اين كه در موقع مقتضي تعداد مورد لزوم از كاركنان با مهارت هاي لازم در محل كار هستند را برنامه ريزي نيروي انساني ( HRP ) گويند . (2)                                                                                                                                                             -  فرايندي است كه با داشتن نظام ، نيازمندي هاي انساني سازمان را بررسي مي كند و بر اساس آن ،  برنامه ها و اقداماتي را ايجاد و توسعه مي دهد تا اطمينان حاصل شود به افراد مناسب ، با مهارت هاي لازم در زمان مورد نياز مي توان دسترسي پيدا كرد . 

-  فرايندي است كه مديريت با آن اطمينان مي يابد تعداد و انواع نيروي انساني لايق در مواقع مورد نياز براي انجام وظايف ودست يابي به اهداف سازماني دارد . 

- فرايندي است كه از طريق آن ، احتياجات سازمان به نيروي انساني تحت شرايط متغير مورد بررسي و تجزيه و تحليل مي گردد و به دنبال آن ، خط مشي ها و سيستم هايي كه بتواند اين نيازها را برآورده سازد ايجاد و توسعه داده مي شود . (3)

- عبارت است از تعيين تعداد افرادي كه در سال هاي آينده براي تامين هدف هاي سازمان بايد انتخاب گردند ، آموزش ببينند ، ترفيع يابند ، بازنشسته يا اخراج شوند و مانند آن كه بر اساس آن تسهيلات و وسايل مورد نياز تخمين زده مي شود . (7)

برنامه ريزي درسي - عبارت است از طراحي و تعيين اهداف ، محتوا ، فعاليت ها ، روش ها و ارزشيابي موضوعات مورد آموزش و ايجاد شرايط لازم براي يادگيري به منظور تغيير رفتار در يادگيرنده در راستاي دست يابي به اهداف نظام آموزشي  مي باشد . (5)  

برنامه ريزي مالي - عبارت است از تعيين ميزان و چگونگي منابع مالي و متقابلا تعيين ميزان و چگونگي مصارف منابع مالي مذكور به منظور تامين هدف هاي موسسه و صاحبان و كنترل كنندگان آن . (7)

برنامه ريزي بر مبناي هدف و نتيجه - عبارت است از اين كه مهم ترين مسايل سازمان تعريف شود و سپس با مشاركت كاركنان ، براي هر واحد و هر قسمت از يك واحد و نهايتا براي هر فرد شاغل هدف گذاري منظمي صورت گيرد . (7)

برنامه ريزي بر اساس استثناء - عبارت است از تعيين هدف ، تخصيص منابع و تعيين شاخص هاي عملياتي ، و واگذاري امور به ابتكار عمل مسئولان واحدها ، مديريت عالي سازمان ، تنها هنگامي كه انحرافات عملكرد واحدي از برنامه پيش بيني شده بيش از حد مورد قبول باشد ، در امور آن واحد دخالت خواهد كرد . ابزارهاي اساسي و متداول در اين روش عبارتند از : بودجه ، هزينه هاي استاندارد و حسابداري مديريت يا حسابداري مراكز مسووليت ( مراكز هزينه ، درآمد ، سرمايه گذاري ) . (7)

برنامه ريزي اضطراري - عبارت است از پيش بيني و معين ساختن عكس العمل ها و پاسخ مناسب به حوادث يا شرايط جديدي كه در اوضاع و احوال سازمان ممكن است اتفاق بيفتد . (7)

 برنامه - عبارت است از تعيين هدف كوتاه مدت و راه رسيدن به آن ، به بيان ديگر ، برنامه عبارت از تعهد براي انجام يك سري عمليات به منظور تحقق هدف . (7)

برنامه ريزي راه بردي - فرايند تنظيم اهداف بلند مدت سازمان و تصميم گيري در باره روش ها و فرايندهايي است كه از طريق آن ها  مي توان به اين اهداف رسيد . (23)

برنامه ريزي بلند مدت مديريت بر اساس چارچوب از بالا به پايين - پروفسور اچ . ايگورانسوف كه براي مطالعات و تحقيقات خود در نظريه مديريت راهبردي و برنامه ريزي بلند مدت شهرت دارد ، سه نوع مديريت را به شرح زير از يكديگر متمايز مي كند :

1  - نوع واكنشي : فعالانه يافتن راه حل هايي براي جلوگيري از بروز مسائل يا خطرها ( بحرانها ) ، منتظر وقوع مسائل مي ماند .

2- نوع برنامه ريز : مشكلات را قبل از وقوع پيش بيني مي كند و راه حل هاي اجتناب از آنها را مي يابد .

3- نوع كارآفرين : نه تنها مشكلات بلكه فرصت ها را نيز از قبل پيش بيني مي كند و پيش از وقوع با آنها برخورد مي كند . (48) 

برنامه ريزي احتياجات مواد اوليه ( MRP) - روشي براي تعيين مقدار ، كيفيت و زمان استفاده از مواد اوليه در فرآيند توليد ؛ اغلب با CRP ( برنامه ريزي احتياجات ظرفيت ) به كار مي رود كه مواد اوليه لازم را مشخص مي سازد و آن ها را به « ساعات كار استاندارد » روي كارگران و تجهيزات مراكز كار براي زمانمند كردن اثربخش كار لازم تبديل مي نمايد . (4)  

برنامه ريزي سازماني - وقتي ماموريت و هدف هاي سازماني تعيين شدند ، مرحله ي بعدي در فرآيند برنامه ريزي سازماني تدارك برنامه ها براي به دست آوردن نتايج دلخواه است . مديريت با استفاده از برنامه ريزي كارآترين و اثربخش ترين وسيله براي نيل به هدف هاي معين شده را مي يابد و آن ها را به اجرا درمي آورد . (8)     

برنامه ريزي مؤثر - موانع متعددي وجود دارد كه اثربخشي برنامه ريزي را تهديد مي كند . با شناخت اثر اين موانع مي توان برنامه ريزي مؤثري تدارك ديد . توجه به موارد زير موجب مؤثر بودن برنامه ريزي مي گردد .

1-        زمان : هر يك از اجزاي برنامه ريزي نه تنها از جنبه ي محتوا و عمل ، بلكه از نظر زمان نيز بايد مورد توجه قرار گيرد ؛ زيرا حركت ها با يكديگر ارتباط دارند .

2-        ارتباطات : ارتباطات بايد طوري برقرار گردد كه همه ي افراد در حيطه ي فعاليت خود ، درك صحيحي از برنامه و چگونگي اجراي آن داشته باشند ،

3-           تشريك مساعي : در امور برنامه ريزي بايد همكاري صورت گيرد ،

4-           به وجود آوردن جو مناسب : آماده سازي براي برنامه ريزي بايد از سطوح بالا شروع شود . و سازمان يافته باشد . در اين رابطه ضروري است :

1- 4 يك نمودار مطلوب براي هر بخش تنظيم شود ،

2- 4 فعاليت هاي گروهي هماهنگ گردد ،

3- 4 وظايف مشخص شود ،

4- 4 جو مناسب براي افزايش كارآيي در گروه ها به وجود آيد ،

5- 4 هدف ها و خط مشي ها بايد به تمام افراد و در تمام سطوح انتقال داده شود ،

6- 4 برنامه ريزي بلند مدت بايد مكمل برنامه ريزي كوتاه مدت باشد ،

7- 4 برنامه ريزي بايد طوري تنظيم شود كه زمينه را براي پذيرش اطلاعات و تغييرات در سازمان فراهم آورد . (8)

 برنامه ريزي و تغيير - تغيير در شرايط محيط، سياست‌ها، نگرش‌ها، ديدگاه‌ها، ساختارها، نظام‌ها و . . . عواملي هستند كه بر آرمان‌ها و اهداف برنامه‌ريزي تأثير گذاشته كه در نهايت باعث تغيير برنامه مي‌گردند. برنامه‌ريزي در شكل اشاره شده در فوق ظرفيت و توانايي مقابله با چنين تغييراتي را نداشته و منجر به شكست مي‌گردد. اين شرايط موجب رشد اين تفكر شد كه در برنامه‌ريزي بايد بتوان با تغييرات، جهت حركت سازمان را تغيير داد و جهت و رفتار جديدي را در پيش گرفت. اين نگرش زمينه‌ساز ابداع برنامه‌ريزي استراتژيك شد. بر خلاف برنامه‌ريزي سنتي كه در آن آرمان‌ها و اهداف تعيين مي‌شوند در برنامه ريزي استراتژيك، هدف تبيين و تدوين استراتژي است. بسته به نوع، تنوع و ماهيت تغييرات موجود در محيط مي‌توان تركيبي از برنامه‌ريزي سنتي و برنامه‌ريزي استراتژيك را به كار برد.

 برنامه ريزي بلند مدت و برنامه ريزي استراتژيك - دو عبارت برنامه ريزي استراتژيك و برنامه ريزي بلند مدت اغلب به جاي يكديگر بكار مي‌روند اما داراي تفاوتهاي اساسي هستند. برنامه‌ريزي بلند مدت بر ديدگاه عقلايي (آرمان‌ها و اهداف- طرح‌ها و اقدامات- منابع موردنياز) استوار شده است. در برنامه ريزي بلند مدت نقش تغيير و تأثير محيط كمتر مورد توجه قرار مي‌گيرد.

        برنامه ريزي استراتژيك بر تغيير و شرايط محيطي متمركز مي‌شود و براي برخورد با آنها استراتژي‌هاي مناسب اتخاذ مي‌كند.

         استراتژي برنامه، موضع، الگوي رفتاري، پرسپكتيو، سياست يا تصميمي است كه سمت و سوي ديدگاه‌ها و جهت حركت سازمان را نشان مي‌دهد. استراتژي مي‌تواند تحت سطوح سازماني، وظايف و محدوده زماني متفاوت تعريف شود.

           برنامه‌ريزي استراتژيك گونه‌اي از برنامه‌ريزي است كه در آن هدف، تعريف و تدوين استراتژي‌هاست. از آنجايي كه استراتژي مي‌تواند عمر كوتاه يا بلند داشته باشد برنامه‌ريزي استراتژيك مي‌تواند برنامه‌ريزي بلند‌مدت يا كوتاه‌مدت باشد اما رويكردي متفاوت دارد.
مزاياي برنامه ريزي استراتژيك - مديران را به سازمان علاقمند مي‌كند. تغييرات محيطي را به سازمان نشان مي‌دهد. در كسب درك روشن از سازمان به مديران كمك مي‌كند. ديدي هدفمند از مسائل مديريت ارائه مي‌دهد. باعث هماهنگي و تفاهم در سازمان مي‌شود. آينده‌نگري را در مديران تقويت مي‌كند. فرصت‌هاي پيش روي سازمان را مشخص مي‌كند. قالبي براي اجراي برنامه و كنترل فعاليتها ايجاد مي‌كند.

برنامه ريزي استراتژيك چگونه انجام مي‌شود؟ - برنامه ريزي استراتژيك يك فرايند است. اجراي اين فرايند بايد بر اساس مراحل مشخص و از پيش تعيين شده انجام شود. تعريف مراحل در قالب مدل انجام مي‌شود. بسته به نوع سازمان، شرايط حاكم بر آن و . . . مدل‌هاي مختلفي از برنامه‌ريزي استراتژيك توسعه داده شده است. هر فرايند برنامه ريزي استراتژيك بايد بر اساس يكي از اين مدل‌ها اجرا شود.

 برنامه ريزي استراتژيك در سازمانهاي دولتي عمومي و غير انتفاعي چه ملاحظاتي دارد؟

         سازمانهاي دولتي عمومي يا غير انتفاعي ويژگيهايي دارند كه آنها را از سازمانهاي خصوصي و مبتني بر سود و درآمد متمايز مي‌سازند. مدل‌هاي برنامه ريزي استراتژيك اين سازمانها بايد قادر باشد اين ويژگي‌ها را در نظر گيرد. چند مدل برنامه ريزي استراتژيك براي اين گونه سازمانها توسعه داده شده است اما بيشتر آنها كارايي لازم را نداشته و مناسب سازمانهاي دولتي عمومي يا غير انتفاعي ايران نيستند.