علوم تربيتي - مديريت آموزشي

بسم الله الرحمن الرحيم

نظارت ، كنترل، ارزيابي و بازرسی(1)

حسين حیدری تبار(استرون)

كارشناس ارشد مديريت آموزشي

چكيده

            وجود شباهت هاي مفهومي بين نظارت ، کنترل، ارزيابي و بازرسی و کاربرد رايج آن ها در گفتگوها ( غلط مصطلح ) موجب شده است که بعضي صاحب نظران ( به رغم اذعان به وجود تفاوت هاي مفهومي و عملي بين آن ها ) مفاهيم مذکور را هم معني و مترادف به کار ببرند . که اين امر مي تواند موجب تسري و تعميم آثار سوء يا حداقل ادراک منفي که افراد نسبت به يک متغير دارند ، به متغير ديگر منتقل گردد . لذا در اين نوشتار تلاش شده است ضمن بيان معني لغوي و تعاريف واژه هاي فوق ، آن ها را با هم مقايسه و براي هر يک ويژگي هاي خاصي ارايه شود .   

واژه هاي كليدي : نظارت ، کنترل، ارزيابي( ارزشيابي) و بازرسی .

مقدمه

     صاحب نظران اداره سازمان ها مي گويند : اگر نمي توانيد چيزي را اندازه گيري كنيد ، فراموشش نماييد . يعني اگر مديريت نتواند نشان دهد كه : چه كاري انجام مي شود ؟ چگونه انجام مي شود ؟ به وسيلة چه كساني  و به چه منظوري انجام مي شود ؟ آيا منطبق با برنامه ها و در جهت كسب هدف انجام مي شود ؟ آيا فعاليت ها قابل اندازه گيري هست ؟ ( 1 )

          هر سازماني جهت تحقق اهدافي موجوديت مي يابد . و رفتار افراد شاغل در آن تابع موازين و مقرراتي است . و محقق شدن اهداف نيز در گرو رفتار درست افراد در راستاي اجراي برنامه ها مي باشد . لذا اجراي صحيح برنامه ها و رفتار مطلوب کارکنان وظيفه سنگين و کليدي است که بايستي از طريق مراقبت دقيق و مستمر فرآيند کار ، مقايسه وضع موجود با وضعيت مطلوب و اصلاح و بهبود حاصل گردد .

           يکي از وظايف اساسي مديريت ؛ نظارت ، کنترل، ارزيابي و بازرسی است که بدون آن تحقق اهداف مديريت امکان پذير نخواهد بود . به طوري که بدون توجه به اين جزو ، ساير اجزاي مديريت ، مثل ؛ برنامه ريزي ، سازماندهي و هدايت نيز ناقص بوده و تضميني براي انجام درست آن ها وجود ندارد . در حقیقت زمانی که یک برنامه تهیه شد و برای اجرای آن سازماندهی به عمل آمد و رهبری و هدایت آن مشخص شد ، انتظار این است که هدف های برنامه تحقق پیدا کند و در اجرای برنامه ، اطمینان وجود داشته باشد که روند حرکت دقیقاً به سوی اهداف تعیین شده می باشد . گاهی ممکن است حتی جزئیات برنامه به صورت دقیق اجرا گردد اما جهت گیری کلی در اجرای برنامه دارای انحراف بوده و ما را از هدف دور سازد . اطمینان از این که اجرای برنامه و هدایت آن درست صورت می گیرد و در صورت مشاهده انحراف ، اقدام لازم برای تصحیح آن به عمل می آید ، نیازمند فرآیندی است که آن را نظارت و کنترل می نامند. ( 2 )

          شايد به جرات بتوان ادعا کرد انجام هيچ فعاليتي در سازمان قرين توفيق نخواهد بود مگر اين که کنترل و ارزيابي هاي لازم نسبت به آن  به عمل آمده باشد . به کمک کنترل است که مديريت نسبت به نحوه تحقق هدف ها و انجام عمليات آگاهي يافته و قدرت پي گيري و عند الزوم سنجش و اصلاح آن ها را پيدا مي کند. کنترل و ارزيابي ابزار کار مديران در رده هاي مختلف سازماني از مراتب عالي تا رده هاي سرپرستي است و لزوم آن را در مراتب مختلف به سادگي مي توان احساس کرد . سازمان بدون وجود يک سيستم موثر کنترل در تحقق ماموريت هاي خود موفق نبوده و نمي توان از منابع خود به درستي استفاده کند . ايجاد فرايند کنترل و ارزيابي به تفکر خلاق نياز دارد، چه سوال هايي بايد پرسيده شود ؟ چگونه مي توان به پاسخ آن ها دست يافت ؟ ارزيابي و کنترل همچنين به توجه دقيق و تفصيلي درباره روش ها و شيوه تحليل اطلاعات نياز دارد . ( 3 )

           بنابراين اين نظارت بر عملكرد و اداره منابع انساني سازمان ها ضرورت يافته و عنوان برنامه رسمي و منظمي كه جهت سنجش هزينه ها ، منافع اداره سازمان ها و امور كاركنان تنظيم شده و امكان مقايسه كارآيي و اثربخشي سازمان و كاركنان را با برنامه ها و عملكرد گذشته سازمان تعريف مي نمايد . منظور اساسي از نظارت و سنجش برنامه ها و فعاليت هاي سازمان ها و افراد ، تدارك اطلاعات جهت بازخورد و در نهايت بهبود امور كاركنان است . ( 1 )

          شايد مهم ترين مسئله ای که وجود کنترل را ضروری می سازد ، آن است که پيش بينی ها و برنامه های عملياتی در سازمان همواره با درصدی از خطا توام است و برای رفع اين خطاها و اصلاح عمليات ، کنترل تنها راه چاره است . ( 4 ) گر چه ضرورت و اهميت انجام دادن نظارت ، کنترل، بازرسی و ارزيابي برنامه ها ، فعاليت ها و افراد بر کسي پوشيده نبوده و باوري است فراگير ، اما ؛ همان گونه که در مطالب فوق نيز مشاهده  مي شود ، بعضي بين مفاهيم مذکور تفاوتي ( شايد هم با اغماض ) قايل نشده و حتي هم معني و مترادف به کار  مي برند . در اين نوشتار سعي بر آن خواهد بود که علاوه بر نقل تعاريف مختلف نتيجتاً به ارايه مرز بندي ما بين آن ها ( نظارت ، کنترل ، ارزيابي و بازرسی ) بپردازيم .